Jak bezpiecznie i zgodnie z RODO przechowywać dokumenty pracownicze?

Przechowywanie dokumentów pracowniczych to obowiązek wynikający z przepisów prawa pracy. W dobie RODO odpowiednie zabezpieczenie danych osobowych gromadzonych w firmie stało się jednym z kluczowych aspektów funkcjonowania każdego działu HR i kadr. Sprawdź, jakie dokumenty wchodzą w skład akt pracowniczych, jak długo należy je przechowywać i jak wybrać odpowiednią szafę do przechowywania akt osobowych, by wszystko odbywało się zgodnie z przepisami!

Dokumenty pracownicze – co wchodzi w ich skład?

Akta pracownicze to nie tylko umowa o pracę czy aneks do niej. To także cały zestaw dokumentów, które dotyczą przebiegu zatrudnienia i zawierają dane osobowe osób zatrudnionych w firmie.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami dokumentacja pracownicza dzieli się na kilka części:

• część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (CV, list motywacyjny, świadectwa pracy, orzeczenia lekarskie itp.),
• część B – dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz jego przebiegiem (umowa o pracę, zakres obowiązków, ewidencja czasu pracy, urlopy, nagany czy pochwały),
• część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (wypowiedzenie, rozwiązanie umowy czy świadectwo pracy),
• część D – dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej lub innej (jeśli występują).

Przechowywanie tych danych musi być zgodne z przepisami RODO oraz rozporządzeniami dotyczącymi archiwizacji dokumentów kadrowych. Oznacza to nie tylko zapewnienie dostępu jedynie osobom upoważnionym, ale również fizyczne zabezpieczenie dokumentów przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub kradzieżą, np. przy wykorzystaniu odpowiednich szaf do przechowywania akt osobowych.

Jak przechowywać dokumenty pracownicze zgodnie z RODO?

Zasady wynikające z RODO (Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych) nakładają na pracodawców obowiązek zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych, zarówno w formie cyfrowej, jak i papierowej. W przypadku dokumentów pracowniczych oznacza to m.in.:

• ograniczenie dostępu tylko dla upoważnionych pracowników,
• stosowanie zabezpieczeń fizycznych – np. zamykanych szaf lub sejfów – do przechowywania akt osobowych,
• ochronę przed pożarem, zalaniem czy innymi uszkodzeniami mechanicznymi,
• prowadzenie ewidencji dostępu do akt osobowych, jeśli wymagają tego wewnętrzne procedury.

Dlatego podstawowym wyposażeniem każdego działu kadr powinna być szafa do przechowywania akt osobowych, która spełnia odpowiednie normy bezpieczeństwa, ma zamek i umożliwia wygodną organizację dokumentacji.

Szafa do przechowywania akt osobowych – jaką wybrać?

Wybór mebli dla dokumentów kadrowych nie powinien być przypadkowy. Szafa do przechowywania akt osobowych powinna być przede wszystkim:

• zamykana na zamek – najlepiej z mechanizmem ryglującym w kilku punktach, co zwiększa odporność na włamanie,
• wykonana z trwałych materiałów – najczęściej z metalu, który jest odporny na ogień i uszkodzenia mechaniczne,
• przystosowana do formatu dokumentów – najczęściej A4, ale warto zwrócić uwagę na głębokość półek i możliwość regulacji ich wysokości,
• zorganizowana ergonomicznie – tak, aby umożliwiała szybki dostęp do potrzebnych dokumentów, a jednocześnie ich uporządkowanie,
• zgodna z normami RODO – czyli zapewniająca faktyczną ochronę danych osobowych w formie papierowej.

Na rynku jest wiele modeli tego typu mebli, ale szczególną popularnością cieszą się szafy aktowe metalowe, które łączą wysoką trwałość z funkcjonalnością. Oto dwa polecane rozwiązania, które pozwolą Ci przechowywać dokumentację pracowniczą bezpiecznie i zgodnie z przepisami!

Szafy aktowe metalowe

W firmach, które przetwarzają duże ilości dokumentów kadrowych, sprawdzają się szafy aktowe metalowe. To meble stworzone z myślą o długotrwałym i intensywnym użytkowaniu – odporne na uszkodzenia mechaniczne, zadrapania, a często także na działanie ognia. Ich zalety to:

• solidna konstrukcja stalowa, często wzmocniona dodatkowymi elementami nośnymi,
• zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych dzięki centralnym zamkom,
• możliwość personalizacji wnętrza – np. poprzez dodanie przestawnych półek, przegródek czy dodatkowych zamknięć wewnętrznych,
• duża pojemność – umożliwiają przechowywanie setek teczek osobowych, również w segregatorach.

Szafy aktowe metalowe często są stosowane w instytucjach publicznych, szkołach, kancelariach prawnych i biurach rachunkowych, czyli wszędzie tam, gdzie ochrona danych osobowych to absolutny priorytet.

Szafki kartotekowe

W miejscach, gdzie gromadzi się wiele dokumentów w formacie kartkowym lub w mniejszych teczkach, sprawdzają się szafki kartotekowe. Ich główną cechą jest obecność kilku wysuwanych szuflad, które ułatwiają segregację i szybki dostęp do danych. Szafki kartotekowe oferują:

• różne układy szuflad – poziome, pionowe, na format A4, A5 lub nawet B5,
• prowadnice z blokadą wysuwu – zapobiegają przypadkowemu wypadnięciu szuflady,
• możliwość oznakowania zawartości – ułatwia to orientację w dokumentach,
• kompaktowe wymiary – dzięki temu zajmują mniej miejsca niż tradycyjne szafy.

Szafki kartotekowe są chętnie stosowane nie tylko w działach kadr, ale również w rejestracjach medycznych, bibliotekach czy kancelariach, gdzie dostęp do akt musi być szybki, a organizacja wzorowa.

Inter-Technik – szeroki wybór szaf do przechowywania akt osobowych

Szukasz odpowiedniej szafy do przechowywania akt osobowych? Sprawdź ofertę Inter-Technik! Wyposażenie dla firm, które udostępniamy, to rozwiązania trwałe, estetyczne i bezpieczne. W naszym bogatym asortymencie znajdziesz:

• szafy aktowe metalowe, np. SBM o wysokości 1 metra lub 2 metrów,
• szafki kartotekowe, np. 1 rząd format A4 poziomo lub 2 rzędy format B5 poziomo.

Szeroki wybór rozmiarów, liczby półek czy szuflad sprawia, że z całą pewnością znajdziesz rozwiązanie idealne dla siebie. Oferujemy wyłącznie szafki wykonane z metalu, które są wygodne w obsłudze i zapewniają maksymalne bezpieczeństwo przechowywanej dokumentacji.